comment organiser un rassemblement?

cox80 · 13 avril 2004

je desireré avoir des rensignements car je souhaiterai organisé un rassemblements mini&cox avec des amis mais nous ne savons po tro comment nous y prendre merci d avance et bonne route

thanksferdinand · 13 avril 2004

Quelle question vaste!!

Je ne veux pas entrer dans les détails de l'organisation, le bon sens et l'expérience des meetings auxquels vous avez participé vous guideront, je pense.

Mais une des premières choses est de constituer le statut de l'organisateur. Pour éviter tout un tas de problèmes, et pour faciliter les démarches, mettez sur pied une association de type "loi de 1901". C'est important de ne rien faire en son nom propre.

Mais essaie de te rapprocher des clubs de ta région qui t'aideront ou t'inclueront peut-être dans l'organisation d'un meeting déjà existant.

Bon courage

cox80 · 13 avril 2004

on veut plus de détail sur les demarches administratives apres on se debrouillera

Gold Flingueur · 13 avril 2004

Ben dans un premier temps, obtenir le droit d'utilisation du lieu du rassemblement par son propriétaire (privé, public...) puis t'assurer pour la responsabilité civile. Ca c'est le service minimum.

Après en fonction de ce qui sera proposé (activités de ventes de pieces, restauration, boissons ...) les autorisations préfectorales afférentes.

Comme le truc est censé rassembler plus de 20 véhicules, autorisation de la municipalité, informer la gendarmerie/commissariat.

Si tu organises des trucs un peu plus exotiques (parcours buggy, accélération...) d'autres autorisations peuvent s'avérer nécessaires.

Je crois que plutot que de lancer ça dans un forum "grand public" tu ferais mieux de contacter des clubs qui organisent régulierement des meetings. Eux sont directement concernés et te répondront très précisément

cox80 · 13 avril 2004

ok ben merci bcp pr ton aide si ta dotre info pense a moi

famillycox · 13 avril 2004

salut,

tu passe par la préfecture et tu demande un fascicule sur la loi 1901. il est complet et bien fait. ensuite au cas par cas tu t'adresse en mairie en sous-préfecture ou en préfecture suivant ce que tu organise.

adp · 13 avril 2004

1- La première chose à faire est de savoir exactement ce que tu veux faire dans ton meeting. Dès que tu as calé cette "formalité", il te faut trouver le terrain adéquat, qui devient ta deuxièment exigence.

2- Trouver un lieu d'accueil. Un bel espace vert, un parking... peu importe (si c'est un terrain clos il te faut 2 sorties distinctes obligatoirement), avec au minimum un point d'eau et une possibilité de courant.

3- Une fois que le terrain est trouvé, il te sera facile de connaitre aproximativement la quantité de véhicules que tu peux mettre dessus. De là...

4- Il te faut prendre une assurance( un devis dans un 1er temps fait l'affaire), pour encadrer tout ce petit monde, c'est ce qui te coutera le plus cher.

5- Une fois ces démarches faites ta municipalité va te regarder d'un autre oeil, après à toi de te la mettre dans la poche pour lui faire comprendre que ça serait bien pour ton patelin qui te file un joli coup de main. Elle va te préter de superbes barrières pour encadrer le tout.

6- A partir de là tu deviens neuneu, les barrières c'est bien, mais il te faut les keufs avec. En général dans les mairies il y a toujours une personne qui est ratachée à la culture et l'évenementiel. C'est avec elle qu'il faut traiter. Si le courant passe bien, fait lui comprendre que tu est Cosette et que t'as pas trop de tune. L'asurance c'est pas donnée, alors si la mairie pouvait devenir partenaire du meeting ça serait super, puis comme ça t'es plus trop emmerdé.

7- Il faut que tu trouves des partenaires dans ton bled, comme une station service, un super marché (boissons merguez et chipo à moindre cout), un tabac, un resto (pour ceux qui veulent rester le soir)..., puis si possible un ou deux partenaires vw.

le 6 et le 7 sont indissiociables.

8- Propose un swap-meet

9- Il te reste à faire de la pub, pour qu'on débarque tous.

Dans les grandes lignes c'est ça, Les autres questions par mp si tu veux

:-D

cox80 · 13 avril 2004

merci si ta dotre info pense a moi

appia · 13 avril 2004

Accesoirement, trouve une date qui ne tombe pas le WE de grands départs en vacance, le même jour que le VW Nat's, que Spa, que Menton, que Doussard, que Lurcy etc ou le jour de la fête du village. Mate l'agenda, il y a 82 meetings de programmés jusqu'en octobre.

Ah, et puis aussi, faut trouver ZE formule qui va donner envie aux gens de venir à ton meeting plutôt qu'à l'autre qui se déroule à 100 bornes de là le même week-end...

cox80 · 13 avril 2004

merci si ta dotre info pense a moi

cox80 · 13 avril 2004

c koi 1 swap meet

resto62 · 13 avril 2004

salut,

Un swap -meet c'est tout simplement un espace ou on peut vendre des pieces d'occase de VW. tout est regroupé en 1 endroit et c'est "different" des revendeurs de pieces neuves.

:-)